Как работать в Zoom: все о настройке сервиса

Обучение, вебинары, тренинги, конференции совещания — все это можно успешно проводить в онлайн–режиме. Чтобы получить качественную связь с клиентами, коллегами, слушателями, запланировать масштабную конференцию и дистанционно руководить процессом, можно пользоваться Zoom.

Расскажем, как работать с сервисом — от установки программы до первой конференции. Также поделимся секретами и полезными фишками.

Что такое Zoom и зачем он нужен

Возможности

Преимущества и недостатки

Чем конференции отличаются от вебинаров в Zoom

Как начать работать с сервисом

Как создать учетную запись

Как установить Zoom на смартфон или компьютер

Настройка Zoom для работы

Общие настройки

Видео

Звук

Чат

Запись

Контакты

Как настроить конференцию

Настройка аудиоконференции

Управление участниками конференции

Настройка сессионных залов

Настройка демонстрации

Как запланировать встречу

Как отредактировать встречу

Как управлять конференцией

Тарифы Zoom: что выбрать

Бесплатный пакет

Профессиональный пакет

Бизнес-пакет

Пакеты «Бизнес-плюс», «Предприятие»

Интересные факты

Что такое Zoom и зачем он нужен

Zoom — это программа для беспроводного взаимодействия при организации вебинаров, конференций, групповых чатов. Через сервис можно общаться посредством аудио- и видеосвязи. Zoom можно установить на планшет, компьютер, смартфон.

Программу используют в финансовых организациях, органах здравоохранения, IT-компаниях, образовательных учреждениях — везде, где надо общаться с клиентами, удаленными сотрудниками, слушателями. Инструмент применяется в профессиональных, личных, учебных целях.

Возможности

• Аудио- и видеосвязь. Реализуется посредством вебинаров или конференций.
• Совместный доступ к экрану. Поддержка совместного доступа к рабочему столу для дистанционной работы исполнителей над проектами.
• Комнаты для совместного использования. Zoom Rooms — программа для конференц–зала, обеспечивающая более качественную связь.
• Групповые чаты. Обмен аудио, текстом и изображениями. Данные хранятся 10 лет.
• Отправка приглашений по почте или номерам телефонов.

Можно скачать Zoom на компьютер или ноутбук (Windows, MacOS, Linux), смартфон (iOS, Android). У приложения есть расширение для браузеров Chrome, FireFox, Edge, плагины для Microsoft Outlook и IBM Notes.

Преимущества и недостатки

Приложение для конференций стало популярно благодаря: 

• широкой функциональности;
• стабильной связи даже на бесплатном тарифе;
• версиям для каждой платформы и операционной системы;
• возможности подключиться к трансляции по прямой ссылке без собственного аккаунта;
• проведению сессий даже с низкой скоростью интернет-подключения.

Но есть и минусы:

• нестабильная и неудобная работа мобильного приложения для iOS;
• проблемы с безопасностью данных. Злоумышленники способны заполучить доступ к созвону и входить в чужие беседы без предварительной идентификации;
• отключение платных аккаунтов с 2022 года, а также блокировка оплаты коммерческих лицензий.

Чем конференции отличаются от вебинаров в Zoom

В Zoom можно проводить вебинары и конференции.

Конференции

Это общие мероприятия, в которых люди могут включать звук, камеру, просматривать экран, изучать список пользователей.

Существует два типа конференций.

• Мгновенные. Актуальны, когда нужно обсудить проект с исполнителями, провести совещание или решить другие важные дела. Организатор входит в режим конференции, отправляет приглашения, и люди получают доступ ко встрече по ссылке.
• Запланированные. Подходят для проведения мастер-классов, онлайн-уроков, встреч с большим количеством коллег, партнерами. В таком случае организатор указывает тему, определяет дату и время, заранее настраивает видеоизображение и аудио, отправляет приглашения по почте или в Zoom.

Вебинары

Мероприятия, на которых может выступать один или несколько докладчиков. Люди будут только смотреть и слушать, а общаться и обмениваться информацией — в чате.

Вебинары отличаются от конференций следующим:

• на вебинаре слушатель не может общаться с организатором устно;
• максимальное количество человек на конференции — 1000, в формате вебинара — 10 000$
• конференции доступны в бесплатной подписке (до 100 человек с ограничением по времени), а вебинары — только в платной.

Далее объясним, как загрузить Zoom, настроить программу, создавать и планировать мероприятия.

Как начать работать с сервисом

Как создать учетную запись

Переходим на сайт zoom.us и нажимаем «Бесплатная регистрация».

Вводим дату рождения — система использует информацию для проверки и не сохраняет.

Вводим адрес электронной почты и нажимаем «Продолжить». Еще один способ — авторизация в Zoom через Google, Apple, SSO или систему единого входа (СЕВ).

После регистрации на почту приходит письмо с кодом. Вводим его в форму. Если письмо не пришло на почту, нажимаем на кнопку «Здесь».

Заполняем анкету регистрации в Zoom и указываем пароль:

Открывается учетная запись Zoom.

В ней можно:

• смотреть и менять информацию в профиле;
• организовывать и входить в конференцию;
• планировать и проводить семинары;
• хранить локальные и облачные записи;
• настраивать записи, встречи и телефоны;
• управлять залами, пользователями и учетными записями.

Как установить Zoom на смартфон или компьютер

Для доступа к полному функционалу Zoom нужна десктопная версия. Скачать настольное приложение можно здесь.

Для создания нового созвона в Zoom нажимаем на «Новая конференция».

Для подключения к чужому созвону нажимаем «Войти».

Работать с Zoom получится не только на ПК, но и на планшете, смартфоне. Для этого скачиваем сайте App Store мобильное приложение для iOS, на сайте Google Play — для Android. После этого загружаем и запускаем приложение.

С планшета и телефона также можно вести конференции в Zoom. Но не весь функционал будет доступен.

Среди недостатков мобильных приложений следующие:

• на бесплатном тарифе нет функции записи. В десктопной версии такая возможность есть;
• нельзя транслировать созвон в социальные сети;
• невозможно перемещать пользователей в сессионные залы;
• не очень удобно работать с демонстрацией.

Также можно планировать Zoom-конференции через расширения в FireFox, Chrome или Outlook. Через расширения можно:

• планировать и проводить мероприятия;
• приглашать участников на созвоны;
• планировать встречи для других.

Настройка Zoom для работы

После запуска десктопной версии Zoom открывается главная страница сервиса.

На главной странице можно:

• запускать встречи с видеоизображением и без;
• планировать предстоящие конференции;
• запускать демонстрацию экрана в зале Zoom Room;
• подключаться к созвонам.

Для удобного использования Zoom задаем настройки ко всем созвонам. Нажимаем на шестеренку в правом верхнем углу.

Общие настройки

Окно настроек расположено на вкладке «Общие».

1. Устанавливаем флажок «Запускать Zoom при загрузке Windows», чтобы программа сразу открывалась при включении компьютера.

2. Если нужно регулярно организовывать и участвовать в созвонах в Zoom, устанавливаем флажок «Напомнить мне о предстоящих мероприятиях через 5 минут». Указываем время, за которое программа должна сообщить о мероприятии.

3. Настраиваем свой фон.Чтобы функция работала, надо, чтобы оригинальный фон был однотонным, желательно зеленым (хромакей). Можно выбрать одну из предложенных картинок или загрузить свою.

Также можно включить таймер, чтобы отслеживать время созвонов, установить темную тему.

Видео

Качество видеосвязи во многом влияет на успешность конференции в Zoom. Выполняем такие действия по настройке видеоизображения:

1. Выбираем камеру и соотношение сторон. Если подключено две камеры, указываем, какая из них будет работать во время трансляции — встроенная в телефон/ноутбук или внешняя. Для улучшения видимости настраиваем широкоэкранный режим трансляции;

2. Включаем «Подправить мой внешний вид». Опция Zoom позволяет сгладить картинку.

Также в этой вкладке можно настроить отображение активного докладчика, когда в созвоне участвуют несколько спикеров, выбрать качество картинки HD, задать максимальное количество людей на экране (25 или 49).

Звук

Проверяем подключение и настройки микрофона и динамиков. По умолчанию в Zoom установлена авторегулировка громкости включения звука по микрофону. Отключаем эту опцию, если нужно самостоятельно регулировать громкость. Включаем шумоподавление — функция позволяет удалять фоновый шум.

Чат

Вкладка «Коллективный чат» — приложение для обмена сообщениями в Zoom.

Среди функций:

• групповые и личные чаты;
• создание закрытых и открытых каналов — чатов, которые объединены одной темой или проектом. В закрытом канале на бесплатном тарифе может быть до 500 человек, в платном аккаунте — до 5000;
• статус доступности и присутствия в сети;
• редактирование сообщений;
• цитирование;
• теги через @;
• обмен файлами;
• пометка чата, чтобы он всегда находился вверху списка;
• поиск по каналам, контактам, сообщениям;
• подключение чат-ботов из магазина приложений Zoom Marketplace.

Настраиваем чат в Zoom так, чтобы было удобно во время созвона отвечать на вопросы или общаться с коллегами по работе:

1. Указываем время, при котором активный статус будет изменяться на статус «Нет на месте», или отключаем эту опцию;

2. Настраиваем показ непрочитанных сообщений так, чтобы не ничего не пропустить. Устанавливаем флажок «Оставить все непрочитанные сообщения сверху» или «Показывать значок непрочитанного сообщения для каналов»;

3. Настраиваем всплывающие сообщения. По умолчанию настроена демонстрация всех всплывающих уведомлений. Включаем их только для конкретных каналов или для личных сообщений. Для этого устанавливаем галочку напротив пункта «Ничего» и выбираем каналы, для которых есть исключение. А еще при необходимости настраиваем уведомления на сообщения от конкретных контактов и на ключевые слова.

Также в Zoom можно настроить темную тему чата, ограничения на отправку уведомлений в определенные часы.

Запись

Выбираем место на компьютере, куда будут сохраняться записи Zoom-конференций. Хранить видео в облаке можно только на платных тарифах. Вести запись с телефона нельзя.

Контакты

Внесение контактов — еще один нужный этап настройки. Для этого нажимаем на кнопку «Контакты» в главном меню. В окне кликаем на знак «+» и выбираем «Добавить контакты».

Для добавления контакта в адресную книгу вводим электронные адреса участников конференции. Нажимаем на «Добавить контакт». Пользователи видят на почте уведомление с просьбой пройти регистрацию в Zoom и загрузить приложение.

Также можно создать личный контакт.

Добавленные контакты можно группировать по каналам. Это актуально, когда в Zoom работают с разными целями, а в контактах — сотни людей.

Например, можно создать один канал для коллег, второй — для личного использования, третий — для участников предстоящей конференции. Это позволит общаться с несколькими людьми одновременно и обмениваться данными в одной группе.

В Zoom доступны сочетания клавиш. С их помощью можно включать/отключать звук или видеоизображение, демонстрацию.

Как настроить конференцию

Организовать созвон можно через десктопную версию программы, на сайте zoom.us, через мобильное приложение. 

В наиболее удобной десктопной версии нажимаем на значок «Новая конференция».

Настройка аудиоконференции

После клика по кнопке «Новая конференция» Zoom по умолчанию запускает созвон с видеоизображением и звуком. Внизу располагается панель инструментов. Если нужно отключить видеорежим, нажимаем «Остановить видео».

До запуска аудиоконференции желательно убедиться, что динамики и микрофон подключены. Чтобы не было неполадок во время созвона, проверяем качество звука.

Управление участниками конференции

Приглашаем пользователей на встречу. Для этого выбираем на панели инструментов «Участники» и нажимаем кнопку «Пригласить».

Выбираем людей из списка контактов или присылаем им приглашение в личные сообщения, по электронной почте.

Выбранные пользователи получат ссылку доступа к встрече по почте или в приложении.

Открываем доступ к созвону принявшим приглашение — они появятся в правой колонке. Нажимаем на кнопку «Принять», чтобы они вошли в конференцию.

Чтобы отвечать на вопросы в чате, его нужно открыть. Для этого нажимаем «Чат» на панели управления.

Вводим сообщение в окне чата, если хотим чтобы его увидели все пользователи. Для отправки ответа определенному человеку нажимаем на раскрывающийся список около кнопки «Кому:» и находим его там.

Настройка сессионных залов

Сессионные залы — функция, позволяющая создавать во время созвона зал/залы для определенных групп пользователей.

Когда полезны сессионные залы:

• если организатор ведет обучение и нужно в индивидуальном порядке объяснить людям какую-то информацию, не отвлекая других пользователей;
• если нужно обсудить с группой или одним человеком конфиденциальную информацию;
• если организатор делит пользователей на группы для обсуждения конкретных задач, работы над разными проектами.

Функция сессионных залов доступна и в бесплатной версии. По умолчанию она отключена. Включить сессионные залы можно на сайте в настройках сервиса.

Чтобы это сделать:

1. Заходим в личный кабинет на сайте zoom.us;
2. Выбираем «Настройки», открываем вкладку «Конференция» — пункт «На конференции (расширенные)»;
3. В списке расширенных настроек находим опцию «Сессионные залы», активируем ее и разрешаем организаторам добавлять участников сессионных залов.

Сохраняем изменения и переходим в созвон — на панели инструментов будет опция «Сессионные залы».

Для добавления людей нажимаем на «Сессионные залы». Создаем необходимое количество залов, разделяем пользователей на залы вручную или автоматически.

Каждый пользователь получит приглашение зайти в сессионный зал. Нужно его принять. В противном случае человек останется в основной конференции.

После принятия приглашений участники распределяются по сессионным залам для общения с теми, кто находится в одном зале с ними.

Для окончания работы в сессионных залах нажимаем на кнопку «Закрыть все залы». У пользователей будет 60 секунд для окончания работы в зале. По завершении времени они автоматически окажутся в основном созвоне.

Настройка демонстрации

Демонстрация — возможность, которая позволяет сделать выступление (доклад, обучение) простым для понимания и наглядным. Можно запускать демонстрацию всего экрана, его отдельной части, файла, приложения. Другие пользователи также могут запускать демонстрацию экрана.

Демонстрация доступна в бесплатной версии и отображает экран планшета, компьютера, смартфона, если установлено приложение.

Для чего используется демонстрация:

• выступающий может чертить схемы, фиксировать опорные моменты выступления прямо на «доске»;
• показывать экран с подготовленной заранее презентацией;
• показывать онлайн, как настроить программу, установить ПО, работать с данными и другое.

Для настройки нажимаем «Демонстрация экрана».

В окне появятся все открытые программы на компьютере и страницы.

Если нужно во время доклада записывать основные мысли или чертить схемы, нажимаем на доску сообщений.

На доске сообщений есть инструменты: текст, рисование, ластик, отслеживание, формат и др.

Подключаем дополнительные опции:

1. Общее использование звука компьютера. Возможность предполагает, что любые звуки из компьютера будут слышать все на встрече. Для подключения опции устанавливаем флажок напротив «Совместное использование звука компьютера»;
2. Оптимизация экрана для просмотра ролика. Для включения видео в полноэкранном режиме устанавливаем флажок возле «Оптимизировать демонстрацию экрана для просмотра видеоролика». Убеждаемся, что из-за подключения полноэкранного режима качество изображения не ухудшилось. Если изображение размытое, то не используем эту опцию.

Как запланировать встречу

Нажимаем на иконку «Запланировать».

Для планирования созвона выполняем такие действия:

1. Указываем тему встречи;
2. Задаем дату и время начала созвона. Указываем длительность мероприятия, чтобы люди могли планировать время. Не забываем указать часовой пояс;
3. Выбираем идентификатор встречи. Можно присвоить свой идентификатор конференции или сгенерировать уникальный пароль;
4. Устанавливаем пароль для встречи. Система автоматически присваивает всем новым созвонам пароль для защиты от незарегистрированных людей. Пароль указывается в приглашениях, которые рассылаются пользователям. Если не ввести пароль, то не получится подключиться к созвону. По желанию можно отключить эту опцию;
5. Настраиваем видеоизображение. Для проведения видеоконференции включаем видеоизображение у себя и других людей;
6. Настраиваем звук. Указываем, звук какого устройства будет работать: компьютера, телефона или и тот, и другой;

После настроек нажимаем кнопку «Запланировать».

Не забываем отправить приглашения участникам встречи — их автоматически генерирует система после нажатия по кнопке «Запланировать». Теперь нужно скопировать приглашение и отправить информацию через Zoom или по почте.

Для этого нажимаем на панели инструментов кнопку «Конференция». В открывшемся окне появится краткая информация о запланированном мероприятии: идентификатор, тема, время проведения.

До копирования приглашения нажимаем на кнопку «Показать приглашение на конференцию». Убеждаемся, что в тексте отсутствуют ошибки. Вот как выглядит приглашение:

В приглашении есть ссылка для подключения и пароль ко встрече. Без этих данных человек не сможет присоединиться к мероприятию.

В настройках возможно заранее запретить включать видео и звук, включить автоматическую запись или добавить созвон в календарь, например Outlook или Google.

Как отредактировать встречу

Если в теме созвона есть опечатка, нужно изменить время, дату, длительность или поменять какие-то настройки, то нажимаем «Изменить».

В окно редактирования вносим изменения и сохраняем их.

Доступно удаление запланированных встреч. Для этого нажимаем «Удалить». В течение недели после удаления конференции получится восстановить ее на странице «Недавно удаленные» на сайте Zoom.

Как управлять конференцией

Организатор может назначать соорганизаторов, которые также будут управлять созвоном. Например, у них будет возможность включить и отключить видеоизображение или звук у пользователей. Помощники запрещают писать в чат, удалять и блокировать.

Также организатор созвона может выбрать, кто и когда сможет войти в созвон. Для этого он должен включить функцию «Зал ожидания», а соорганизаторы — разрешить войти в конференцию или удалить пользователей.

Полезная функция для созвонов — «Поднять руку». Пользователи могут кликнуть по кнопке поднятой руки. В этом случае ведущий конференции увидит уведомление и, когда будет готов ответить, включит звук задающему вопрос человеку.

Тарифы Zoom: что выбрать

В Zoom есть как базовый бесплатный пакет для малого бизнеса и личных целей, так и профессиональные пакеты. Также есть тарифы для разработчиков, медицинский работников.

Важно! Для проведения вебинаров (веб-семинаров) существует отдельная тарифная линейка.

Бесплатный пакет

Подходит для проведения небольших и персональных созвонов.

Бесплатно возможно:

1. Проводить персональные конференции (1 на 1) в неограниченном количестве. При этом время тоже не ограничено;
2. Проводить групповые конференции в неограниченном количестве. Может участвовать до 100 пользователей Zoom. Максимальное время — 40 минут. По истечении времени созвон прервется автоматически, и будет нужно организовать новую конференцию.

Базовый тарифный план поддерживает такие функции:

1. Видеоконференцсвязь. Поддерживается голосовая связь HD и HD-видео. С разрешения организатора возможна совместная демонстрация экрана несколькими пользователями. Имеется виртуальный фон;
2. Веб-конференцсвязь. Есть функции группового и приватного чатов, демонстрация рабочего стола. Можно создавать свой постоянный конференц-зал, начинать звонки в любое время или заранее планировать их. Сервис может локально хранить записи с конференций в форматах M4A (для звука), MP4 (для видео) и txt (для чата);
3. Групповая работа. Можно решать рабочие вопросы в сессионных залах, обмениваться данными на доске сообщений, настраивать совместное использование;
4. Безопасность. Конфиденциальность обеспечивает шифрование SSL. Для защиты данных применяется 256-разрядное шифрование AES.

Базовый тариф не подойдет, если планируется:

• организовывать созвоны для более 100 человек;
• проводить вебинары (семинары);
• получать расширенный доступ к функциям управления администратора, например отключению и включению записей, шифрованию, уведомлениям и чату;
• пользоваться выделенным телефоном поддержки;
• хранить записи в облаке;
• добавлять символику компании на индивидуальную страницу.

Профессиональный пакет

Решение подходит для малых групп. Стоимость — от 14,99 долларов в месяц. Можно проводить созвоны с аудиторией до 100 человек. Максимальная длительность конференции составляет 30 часов.

В профессиональном пакете есть весь функционал базового тарифа. Также организатор получает:

• почту и календарь;
• безлимитную запись клипов;
• AI Companion — помощника на базе ИИ, интегрированного с платформой Zoom. Технология помогает обобщать содержание созвонов и цепочек чата, создавать сообщения чата и почты, повышать эффективность мозгоштурмов и выполнять прочие задачи;
• бесплатные приложения из маркетплейса Zoom на год;
• облачное хранилище 5 Гб.

Бизнес-пакет

Рассчитан на средние и малые предприятия. Базовая стоимость — 21,99 долларов в месяц. Тут можно проводить созвоны до 300 человек. Если надо подключить больше людей, то в этом пакете доступны дополнительные тарифы.

Дополнительно владелец аккаунта получает такие опции:

• неограниченное количество досок сообщений;
• планировщик (свой календарь Zoom);
• дополнения SSO, управляемые домены и другое.

Пакеты «Бизнес-плюс», «Предприятие»

Узнать цену и подключить пакеты можно через менеджеров отдела продаж.

Для участия в конференции до 500 человек можно подключить пакет «Бизнес-плюс», для 1000 человек — план «Предприятие».

Дополнительно предоставляются облачное хранилище записей созвонов без ограничений, переводы субтитров, резервирование рабочего места, телефония, возможность проведения вебинаров, закрепленный менеджер по работе с клиентами и другие преимущества. Также в индивидуальном порядке действуют оптовые скидки.

Интересные факты

• На начальном этапе развития основатель компании Эрик Юань лично отправлял письма пользователям, которые отменяли подписку.
• В течение 2020 года популярность технологии росла в геометрической прогрессии: в декабре 2019 года сервис ежедневно использовали 10 миллионов человек, а в апреле 2020-го — 300 миллионов. Всего за несколько недель количество скачиваний из Google Play достигло 50 миллионов.
• Zoom сотрудничает с инвестиционной группой Astia, которая специализируется на поддержке компаний, принадлежащих женщинам. Их цель — обеспечить финансирование женских предприятий по всему миру.
• В Zoom можно добавлять местоимения к именам пользователей, чтобы лучше понимать пол.